La gestión del flujo de trabajo es la coordinación de las diversas funciones que conforman el trabajo que implica la producción de un producto. Por “proceso de trabajo” nos referimos a la agrupación de tareas que son piezas de un proyecto mayor, y es a veces sinónimo de “proceso de negocio”. La gestión del flujo de trabajo es desarrollar y mejorar las formas de la información para desarrollar productos a través de un procedimiento determinado. Implica trazar el proceso de trabajo en una situación ideal, encontrar tareas redundantes, automatizar el procedimiento y detectar cuellos de botella o áreas a desarrollar. El motivo del flujo de trabajo es lograr algún resultado, y el motivo de la gestión del flujo de trabajo es lograr mejores resultados de acuerdo con los objetivos establecidos.

Al crear una estructura para retener la información y establecer una trayectoria sucesiva de tareas para que la información fluya hasta que esté completamente procesada, dirigirá automáticamente los datos a las tareas predeterminadas. Existen numerosos sistemas de gestión del flujo de trabajo presentes en el mercado que están diseñados para ayudar a racionalizar los procesos empresariales rutinarios para una eficiencia óptima. En la actualidad, los empresarios están buscando varios sistemas de gestión de procesos empresariales y enfoques sencillos para automatizar sus procesos de trabajo, a fin de alcanzar nuevas cotas de eficiencia. Aquí están las 5 características clave que deben tener en cuenta mientras buscan un sistema de gestión de flujo de trabajo eficiente.

 

Automatización

El hecho de que la automatización sea un elemento crucial de cualquier sistema de gestión del flujo de trabajo ayuda a eliminar las tediosas intervenciones humanas, a la vez que mejora la precisión y la eficiencia en el tiempo del flujo de trabajo de producción. En términos prácticos, la gestión del flujo de trabajo requiere herramientas de software que se utilizan para hacer un seguimiento del trabajo y para automatizar sus componentes.

Programación

Otra característica importante que debe tenerse en cuenta al buscar un programa informático adecuado para la gestión del flujo de trabajo es la programación. Esta característica por excelencia es la clave para un módulo de proceso de trabajo organizado que ayude a proporcionar al cliente plazos convenientes y a reducir la molestia de la coordinación constante con todos los componentes del flujo de trabajo. Las alertas por correo electrónico están vinculadas con la programación para que todos los miembros conozcan su calendario y se les recuerde su programación de antemano.

Tablero de Mando Basado en Roles

El panel intuitivo basado en roles se suma a la eficiencia del flujo de trabajo. La función actúa como mediador entre el flujo de trabajo de producción y la gestión. El administrador está equipado con la característica de decidir las funciones y responsabilidades de cada miembro del flujo de trabajo y el seguimiento constante de sus procesos de trabajo. El panel de control de cada miembro está equipado con características adecuadas para su flujo de trabajo.

Flujos de Trabajo Integrados

La integración solía ser una característica agradable para la gestión del flujo de trabajo, pero recientemente se ha convertido en una característica esencial para el software de flujo de trabajo. El desplazamiento de datos de un programa informático a otro en ausencia de integración puede dar lugar a un extravío de información que puede afectar a las operaciones de la empresa. El sistema de gestión del flujo de trabajo integrado con otra plataforma de flujo de trabajo puede contribuir a la fluidez de los procesos de trabajo.

Informes y Notificaciones del MIS

Los paquetes de plataformas de gestión de flujo de trabajo que hay por ahí le proporcionarán un flujo de trabajo simple. Pero si realmente quiere alcanzar un nuevo nivel de productividad, va a necesitar algunas sólidas funciones de notificación e informes del MIS. Un sistema inteligente de gestión de flujo de trabajo será su única parada para todas las operaciones importantes del proceso. Un eficiente sistema de gestión del flujo de trabajo empresarial enviará notificaciones por medio de correo electrónico o notificaciones emergentes en su dispositivo para recordarle las próximas aprobaciones. Los usuarios también pueden personalizar el tipo de notificaciones que reciben.